Een online meeting of webinar organiseren met Zoom: zo doe je dat - Ik help jou online

Met Zoom een online meeting organiseren is eenvoudiger dan ooit. Sinds het coronavirus in de hele wereld rondwaart, plannen veel ondernemers een online meeting via Zoom om online een workshop te geven, een afspraak plaats te laten vinden, een vergadering te houden, enzovoort. In dit artikel laat ik je zien hoe Zoom for Meetings werkt, net als hoe je Zoom kunt gebruiken voor het geven van webinars. In de video’s laat ik je zien hoe je met Zoom een online meeting kunt aanmaken. Verderop in dit artikel krijg je ook antwoord op de vraag of Zoom veilig te gebruiken is.

 

Zoom is software van Amerikaanse makelij waarmee je kunt videobellen (oftewel: online meetings houden) en waarmee je webinars kunt organiseren. Via Zoom kun je met zijn tweeën online bijeenkomen, maar ook met veel grotere groepen tot wel honderden mensen. Zelf gebruik ik Zoom om contact te hebben met mensen over de hele wereld, van België tot Amerika en van Frankrijk tot Ghana. Het fijne van Zoom is dat je mensen niet alleen rechtstreeks kunt spreken, maar ook kunt zien.

 

De gratis versie van Zoom voor videobellen

Met de gratis versie van Zoom kun je maximaal veertig minuten videobellen. Hier kunnen tot honderd mensen aan meedoen. Het aantal meetings dat je per maand mag houden is onbeperkt, en het is ook niet zo dat je na een tijdje ineens moet betalen om dezelfde mogelijkheden te kunnen blijven gebruiken.

Zoom werkt heel simpel. Iedereen die meedoet aan de meeting gebruikt zijn laptop, pc, tablet of telefoon. Maak je gebruik van een tablet of telefoon, installeer dan de app Zoom Cloud Meetings (of maak je deelnemers erop attent deze te downloaden). Iedereen die inlogt komt in dezelfde ‘online ruimte’. Daar kun je elkaar allemaal spreken en ook zien, mits iedereen zijn camera aan heeft staan. Het is ook mogelijk om met elkaar te praten zonder dat je de videofunctie van Zoom gebruikt. Daarnaast is er een chat waar je al schrijvend met elkaar kunt communiceren.

 

Een langere online meeting houden met Zoom

Voor de Pro-versie van Zoom, die ik zelf gebruik, betaal je 13,99 euro per maand. Ook hier kun je met maximaal honderd mensen videobellen. Je online meetings mogen in de Pro-versie tot wel 24 uur duren. Ik gebruik deze versie van Zoom onder andere voor vragenuurtjes, coachingssessies, brainstormsessies, interviews, workshops, vergaderingen en samenwerkdagen.

Handig binnen Zoom is dat je ook je beeldscherm met elkaar kunt delen. Zo kun jij als organisator bijvoorbeeld een presentatie of workshop geven of iets uitleggen op je beeldscherm. Ook andere deelnemers aan de online meeting kunnen hun beeldscherm delen, zodat je hen bijvoorbeeld kunt helpen een probleem op te lossen of ergens tips of feedback over kunt geven.

Verder kun je ook een opname maken van je bijeenkomst via Zoom, die je vervolgens weer online kunt delen via bijvoorbeeld Facebook of YouTube. Dit is handig bij bijvoorbeeld een workshop, een vragenuurtje of een feedbacksessie. Overigens is het ook mogelijk je bijeenkomst via Zoom live te streamen op Facebook of YouTube, alleen is dit bij mij tot nu toe niet gelukt.

Naast Pro heb je ook nog de Business- en Enterprise-versie van Zoom waarmee je tot wel 500 deelnemers aan een online meeting kunt hebben. Voor veel ondernemers vast niet relevant, maar mocht je het echt groot willen aanpakken: dat kan binnen Zoom.

 

Een Zoom meeting aanmaken

In de video hieronder laat ik je zien hoe je eenvoudig een Zoom meeting kunt aanmaken. Zie de video verderop op deze pagina voor de nieuwe mogelijkheden om Zoom Meetings vanaf april 2020 extra veilig te gebruiken.

Online webinars organiseren met Zoom

Met Zoom kun je ook webinars geven. Dit kan in deze tijd handig zijn voor als je bijvoorbeeld een live workshop gepland had staan die nu niet door kan gaan. In plaats van de workshop helemaal af te zeggen verplaats je deze gewoon naar online, zodat je deelnemers niet hoeven te reizen en toch kunnen meedoen.

Zoom is een alternatief voor andere bekende webinarprogramma’s zoals Webinargeek. Zelf ben ik fan van Zoom voor webinars omdat het erg stabiel en betrouwbaar is, voor mij de belangrijkste voorwaarde als ik een webinar geef. Ook is het heel eenvoudig om uit te vogelen hoe het werkt.

Natuurlijk kun je met Zoom voor meetings in principe ook een webinar geven, alleen zijn dan je deelnemers ook allemaal in beeld met hun eigen (video)schermpje. Als je webinar voor een klein groepje deelnemers is, is dat niet zo erg. Maar bij een echt webinar met tientallen of honderden deelnemers is het toch handiger dat jij je presentatie kunt geven zonder dat zij in beeld zijn. Jij kun dan met ze communiceren via de chat.

 

Zoom Webinars aanschaffen

Voor Zoom Webinars betaal je 37 euro per maand om tot maximaal 100 deelnemers te kunnen hebben. Voor de meeste ondernemers is dat ruim voldoende, maar wil je toch meer deelnemers tegelijk kunnen hebben, dan kun je altijd upgraden.

Bij Zoom Webinars kun je ervoor kiezen om deelnemers zich te laten registreren en om ze vervolgens automatisch één of meer mails te sturen, bijvoorbeeld als herinnering dat je webinar bijna begint of als melding na afloop. Ook kun je instellen dat er een opname wordt gemaakt van je webinar, zodat je die later nog verder kunt delen, en dat je achteraf een overzicht krijgt van wie van de mensen die zich hadden aangemeld er wel en niet live aanwezig waren bij je webinar.

In de video hieronder laat ik je zien hoe je met Zoom een webinar inplant.

 

Is Zoom veilig te gebruiken?

Zoom is in maart en april 2020 nogal veel in het nieuws geweest omdat het aantal Zoom-gebruikers sinds het uitbreken van de coronacrisis razendsnel gestegen is. Dat leidde onder andere tot wat uitdagingen en nieuwsberichten op het gebied van veiligheid en privacy. Inmiddels heeft Zoom hier zelf duidelijk op gereageerd. Zo verkoopt Zoom geen gegevens van gebruikers en deelt het geen data (meer) met Facebook.

Verder is het in verband met veiligheid altijd verstandig om de betaalde versie van Zoom aan te schaffen, zeker als je het voor je bedrijf gebruikt, en om met wachtwoorden te werken die je alleen met de deelnemers aan je meeting of webinar deelt. Ook heb je de optie om met een wachtruimte te werken en je deelnemers zo zelf handmatig toe te laten tot je Zoom-meeting.

Zolang je dat doet (of in elk geval het merendeel van deze dingen) kun je Zoom met een gerust hart blijven gebruiken, ook wetende dat privacy en veiligheid voor Zoom uitermate belangrijk zijn. Zo bepaal je tegenwoordig zelf via welke regio je jouw videogesprekken wilt laten verlopen, als weer een extra veiligheidsmaatregel, en zijn de Zoom-links inmiddels ook een stuk langer zodat ze nog lastiger te hacken zijn.

In de video laat ik je zien hoe je tegenwoordig nog veiliger een Zoom-meeting aanmaakt.

 

Hoe ga je met Zoom van live naar online?

Er zijn heel wat mogelijkheden te bedenken waarvoor je Zoom in deze tijd van het coronavirus in kunt zetten. Ik zet er een paar op een rijtje:

  • Houd een afspraak of coachingssessie die live zou plaatsvinden nu online.
  • Verplaats een workshop die je live zou geven naar online. Wil je graag een betaald webinar geven, lees dan zeker ook even dit artikel.
  • Geef een presentatie die je op een event of beurs zou geven nu online.
  • Houd een vragenuurtje over een onderwerp dat voor jou nu actueel is of over een interessant onderwerp dat losstaat van de actualiteit.
  • Bied je klanten als extra aanbod online feedbacksessies of scans aan. Denk niet alleen aan voor de hand liggende dingen zoals een online websitescan, maar ook aan meer creatieve opties.
  • Houd een exclusieve online VIP-dag voor een klein groepje ondernemers waarop jij iets heel waardevols biedt
  • Et cetera

 

Wil je meer weten over het geven van ijzersterke webinars?

Zelf geef ik webinars sinds begin 2017. Vanuit die ervaring deel ik graag nog meer tips en inspiratie met je om ijzersterke webinars te geven waaruit je (als je dat wilt) meteen klanten kunt werven. Schrijf je hieronder gratis in voor deze tips en krijg meteen mijn checklist met 9 gouden tips cadeau.

Ja, doe mij die tips voor het geven van een ijzersterk webinar

 

 

dit veld niet invullen s.v.p.

 

 

Veelgestelde vragen over Zoom

 

Kan ik in Zoom achteraf zien wie er aanwezig was bij mijn meeting of webinar?

Ja, dat kan, maar wel alleen als je vooraf hebt ingesteld dat deelnemers zich moeten registreren voor jouw meeting of webinar en als je instelt dat je een opname van je meeting of webinar wilt laten maken. In dat geval kun je na afloop binnen Zoom een excel-bestand downloaden waarin je ziet vanaf welke e-mailadressen er ingelogd is bij je meeting en hoe lang je deelnemers gebleven zijn. Dit is bijvoorbeeld handig als je Zoom gebruikt in het onderwijs en wilt dat je leerlingen of studenten de volledige tijd van je meeting of les aanwezig zijn.

 

Kan ik bij een meeting instellen dat mijn deelnemers niet in beeld zijn?

Ja, dat kan. Als je in Zoom een link voor je meeting aanmaakt kun je instellen of je deelnemers in moeten loggen met hun beeld aan of uit. Standaard staat ingesteld dat ze dit met hun beeld aan doen. Maak daar even ‘uit’ van als je het prettiger vindt dat ze niet meteen in beeld zijn. Als je een webinar geeft met Zoom zijn je deelnemers sowieso niet in beeld. Je hebt dan wel de mogelijkheid om hen te promoveren tot panelist en ze zo alsnog in beeld te halen.

 

Kan ik in Zoom met mijn deelnemers communiceren als ze mij niet kunnen horen?

Ja, zowel bij online meetings als bij webinars is er een chatfunctie. Die kun je aanzetten door met je muis over je beeldscherm te bewegen en dan de knop Chat aan te klikken. Daar kun je een berichtje typen voor een deelnemer die jou onverhoopt niet kan horen. Ook jouw deelnemers kunnen via de chat met je communiceren als ze zelf geen geluid hebben tijdens een meeting. Ook bij een webinar kunnen deelnemers via de chat met jou communiceren.

 

Kan ik Zoom ook voor één losse maand aanschaffen?

Ja, dat kan. Zodra je jouw bestelling bij Zoom doet krijg je de optie om meteen een jaarabonnement aan te schaffen of om je abonnement na één maand automatisch te laten stoppen. Lees even goed wat Zoom je aanbiedt en zet op de juiste plek een vinkje. Je krijgt een korting als je meteen voor een heel jaar betaalt, maar als jij Zoom maar één of twee maanden nodig hebt, of eerst even wilt proberen hoe het werkt, is het veel slimmer om voor een vanzelf aflopend maandabonnement te gaan.