Uitverkocht! Hoe krijg je deelnemers voor iets dat je organiseert? - Ik help jou online

Iets organiseren vind ik een van de allerleukste dingen om te doen. Zowel privé (een familiedag, een online pubquizavond, online surpriseparty’s, enzovoort) als binnen mijn bedrijf (een ondernemerslunch, een grote challenge, mijn Vliebiza Weekend vorig jaar) doe ik het graag. Maar hoe maak je nou mensen enthousiast om mee te doen of mee te gaan, zeker als het om een betaald aanbod gaat? Daar neem ik je in dit artikel graag in mee.

 

Online iets organiseren is inmiddels net zo gebruikelijk geworden als live iets organiseren. De tips die ik je in dit artikel geef zijn dus voor beide soorten ‘evenementen’ van toepassing. Als ondernemer kun je iets organiseren dat gratis is (meestal dan met als doel om vanuit dat gratis evenement, zoals een challenge, nieuwe betalende klanten te krijgen) of iets organiseren dat betaald is. De tips die ik je ga geven zijn vooral van toepassing als je iets betaalds wilt organiseren, maar je kunt er natuurlijk ook dingen uithalen voor gratis evenementen die je organiseert. Bovendien kan er in iets dat je organiseert een reiscomponent zitten: iedereen die zich aanmeldt komt op een bepaalde plek in binnen- of buitenland bijeen.

Laten we gauw inzoomen op de vijf tips die ik voor je heb.

 

Tip 1: peil vooraf de interesse in dat wat jij wilt organiseren

Iets organiseren vraagt voorbereiding. Je investeert er tijd in en meestal ook geld. Daarom is het, voordat je daar al te veel tijd en/of geld in gaat steken, slim om eerst te peilen of er interesse is in dat wat jij wilt organiseren. Gaat het om iets dat je al vaker georganiseerd hebt, dan weet je dit waarschijnlijk al. Is het iets nieuws dat je gaat organiseren, begin dan met het peilen van de interesse.

Dat kan bijvoorbeeld door op social media te delen wat voor mooi plan je hebt of door op je website een zogenaamde interessepagina uit te werken en te plaatsen, waar mensen zich voor een interesselijst kunnen inschrijven. Dit dwingt je meteen om je idee concreet te maken, want op alleen maar een vaag plan haken potentiële deelnemers waarschijnlijk niet aan. Duur, vorm en locatie zijn bijvoorbeeld belangrijke elementen om alvast helder te hebben en te kunnen communiceren. De exacte prijs en datum hoeven in de ‘interessepeilfase’ nog niet beslist bekend te zijn, die kun je daarna communiceren aan de mensen die in de basis interesse hebben.

Toen ik vorig jaar het plan kreeg voor mijn Vliebiza Weekend vertelde ik daar eerst enthousiast over op social media, met name in mijn Instagram Stories, maar ook op Facebook. De plek (Vlieland) en de duur (3 dagen) waren op dat moment al helder, net als het resultaat dat ik deelnemers die meegingen wilde bieden en dat het in de loop van het najaar zou plaatsvinden. Vervolgens werkte ik een websitepagina uit waar mensen zich alvast voor een interesselijst konden inschrijven. Toen zich daar een stuk of twintig mensen voor opgaven had ik de bevestiging dat het een goed idee was dat ik verder kon gaan uitwerken.

 

Tip 2: zorg dat je een goede early bird bonus of prijs hebt

Als jij iets verkoopt waar klanten op elk moment aan kunnen beginnen (bijvoorbeeld een online training), dan is het natuurlijk helemaal niet erg als zij zich pas op het laatste moment dat jouw aanbod geldt aanmelden. Maar als je iets organiseert op een specifieke datum en locatie, dan is het juist heel fijn als de aanmeldingen daarvoor zo vroeg mogelijk komen, zodat jij bijvoorbeeld de locatie kan gaan vastleggen (zoals in het geval van mijn Vliebiza Weekend: kamers in het hotel kon gaan boeken). Een early bird bonus werkt dan goed, of als je daar niet iets creatiefs voor kunt verzinnen: een vroegevogelkorting.

Zorg er natuurlijk voor dat je niet zoveel korting geeft dat je niet uit de kosten komt. Eigenlijk moet je vroegevogelprijs al de prijs zijn die je minimaal wilt hebben van deelnemers, en de prijs die je na de early bird fase vraagt eentje die daar een stuk boven ligt. Gebruik je bonus- of kortingsactie om een eerste heel duidelijke deadline te creëren bij de aanmelding voor dat wat je organiseert. Dat betekent dat het voor iedereen duidelijk is tot wanneer de bonus of korting geldt en dat je mensen die interesse hebben om te komen daar in de dagen voor het aflopen meer dan één keer aan herinnert.

 

Tip 3: neem obstakels om mee te gaan of doen weg

Zeker als je iets organiseert waar een reiscomponent in zit en/of dat meerdere dagen duurt kan dat voor potentiële klanten extra obstakels met zich meebrengen: ‘kan ik er wel een paar dagen tussenuit’, ‘dan moet ik daar ook overnachting regelen’, ‘is dat wel veilig vanwege corona’, enzovoort, enzovoort.

Zorg dat jij goed weet wat de mogelijke obstakels zijn van de mensen die wél interesse hebben om mee te gaan of mee te doen. Kijk vervolgens hoe je die obstakels slim bij hen weg kan nemen. Als mensen bijvoorbeeld eigen overnachting moeten regelen, dan kun je ze een handige checklist cadeau doen met fijne hotels en B&B’s om bij jou in de buurt te overnachten. Als je weet dat mensen het spannend vinden om een paar dagen op te trekken met een groep mensen die ze nog niet kennen, dan kun je een verhaal vertellen van een eerdere klant van jou die dat juist heel veel heeft opgeleverd.

Heb je plannen om iets te organiseren waarbij coronavragen een rol kunnen spelen? Communiceer dan duidelijk hoe jij ervoor zorgt dat dat wat jij organiseert veilig verloopt. Niet met ‘ten opzichte van-communicatie’ in de zin van ‘In onze omgeving zijn veel minder coronagevallen dan…’ (want dat is wel iets waar jij waarschijnlijk trots op bent, maar meestal niet iets waar jouw klanten op aanhaken), maar met de focus op jezelf: wat doe JIJ om mensen een veilige en fijne beleving te bieden?

 

Tip 4: gebruik het aantal plekken dat je hebt om te spelen met urgentie

Urgentie zet mensen in actie. Als mensen ergens geen urgentie bij voelen, dan stellen ze dingen gerust weken, maanden of zelfs jaren uit, ook al willen ze het eigenlijk wel. De early bird bonus of korting uit tip 2 is al een goede manier om urgentie te creëren, maar het maximale aantal plekken dat je beschikbaar hebt ook.

Als je dat wat jij organiseert goed voorbereidt (zie het peilen van de interesse in tip 1) en succesvol lanceert, dan krijg je waarschijnlijk al snel meerdere aanmeldingen. Dat betekent dat er voor de mensen die zich nog niet hebben aangemeld minder beschikbare plekken over zijn. Zorg dat je dit slim inzet in de verdere lancering van dat wat je organiseert. Zien aanmelden doet aanmelden: oftewel, als geïnteresseerden zien of horen dat anderen zich al hebben aangemeld, zullen zij dat ook sneller doen. Zorg dus dát ze dat zien of horen.

Ik weet dat veel ondernemers een kick krijgen van grote aantallen, maar het kan juist ook heel aantrekkelijk zijn om voor dingen die je organiseert een klein aantal plekken beschikbaar te stellen. Je komt dan namelijk al veel sneller op het punt dat de plekken echt schaars en daarmee extra aantrekkelijk worden. Denk aan een workshop aan jouw keukentafel voor drie personen, een themaweekend waarop vier mensen meekunnen, enzovoort. Ik doe dat bijvoorbeeld zelf met de online VIP-dag Dubbel zo veel klanten op je website die ik half oktober organiseer voor maximaal 4 ondernemers. Het kan ook voor jou een goede keuze zijn, zeker als je in deze coronatijd wel de ‘Ik wil iets organiseren’-kriebels hebt, maar het spannend of onpraktisch vindt om dat voor een al te grote groep te doen.

 

Tip 5: heb ontzettend veel plezier en breng dat over

Binnen je bedrijf dingen organiseren moet je alleen maar doen als je dat ongelooflijk leuk vindt om te doen, niet omdat je bijvoorbeeld ziet dat anderen het ook doen. Als het voor jou voelt als moeilijk of een gedoe, of dat nou in het organisatiestuk zit, in het ‘hoe krijg ik deelnemers-stuk’ of in nog iets anders: doe het dan vooral niet.

Organiseer je iets, focus je dan vooral voor jezelf en ook naar buiten toe op hoe leuk dat is om te doen en hoeveel plezier je erin hebt. De meest krachtige vorm van marketing is namelijk het overbrengen van energie en enthousiasme. Dat is waar andere mensen op aanhaken, dat is een reden waarom ze er heel graag bij willen zijn of aan mee willen doen.

Als je goed bent met woorden, breng dan in geschreven vorm over hoeveel zin jij er in hebt, hoe enthousiast je wordt van de voorbereidingen, hoe leuk het gaat worden. Vind je het lastig om dit in geschreven woorden te doen, doe het dan op video: zodat je jouw persoonlijkheid, jouw manier van vertellen en jouw gezichtsuitdrukkingen het werk kunt laten doen terwijl je vertelt. Let maar op: enthousiasme doet aanhaken, meer dan wat dan ook!

 

Wil je meer tips om iets dat jij organiseert uitverkocht te krijgen?

Schuif dan binnenkort eens aan bij mijn gratis online workshop Hoe krijg je continu klanten zonder pusherige verkooptrucs te gebruiken? Wat ik je daar leer werkt ook heel goed om deelnemers te krijgen voor iets dat jij organiseert.