Met Zoom een online meeting of een webinar organiseren is eenvoudiger dan ooit. In dit artikel laat ik je zien hoe Zoom for Meetings werkt, net als hoe je Zoom kunt gebruiken voor het geven van een webinar. Ook lees je over de verschillen tussen de gratis versie en de betaalde mogelijkheden. In de video’s laat ik je zien hoe je met Zoom een online meeting kunt aanmaken. Ook krijg je antwoord op de vraag of Zoom veilig te gebruiken is.

 

Wat kun je vinden in dit artikel?

Een online meeting organiseren met Zoom

Een Zoom meeting aanmaken

Online webinars organiseren met Zoom

Is Zoom veilig te gebruiken?

Gouden tips voor het geven van een geslaagd webinar met Zoom

 

Zoom, te vinden op de website Zoom.us, is software van Amerikaanse makelij waarmee je online meetings kunt houden en webinars kunt organiseren. Via Zoom kun je met zijn tweeën online bijeenkomen, maar ook met veel grotere groepen tot wel honderden mensen. Het fijne van Zoom is dat je mensen niet alleen rechtstreeks kunt spreken, maar ook kunt zien.

 

De gratis versie van Zoom voor het hosten van een online meeting

Is Zoom gratis te gebruiken? Ja en nee. Met de gratis versie van Zoom kun je een meeting van maximaal 40 minuten houden. Hier kunnen tot honderd mensen aan meedoen. Het aantal meetings dat je per maand mag houden is onbeperkt, en het is ook niet zo dat je na een tijdje ineens moet betalen om dezelfde mogelijkheden te kunnen blijven gebruiken. Daarnaast biedt Zoom verschillende betaalde mogelijkheden om langere en/of grotere meetings te organiseren. Alles wat je over dit aanbod en de bijbehorende prijzen wilt weten vind je hier. Voor de meest laagdrempelige niet-gratis optie die Zoom aanbiedt betaal je op dit moment 13,99 euro per maand (per maand opzegbaar).

Zoom werkt heel simpel. Iedereen die meedoet aan de meeting kan inloggen via zijn laptop, pc, tablet of telefoon. Maak je gebruik van een tablet of telefoon, download en installeer dan de app Zoom Cloud Meetings (of maak je deelnemers erop attent deze te downloaden). Iedereen die inlogt komt in dezelfde ‘online ruimte’. Daar kun je elkaar allemaal spreken en ook zien, mits iedereen zijn camera aan heeft staan. Het is ook mogelijk om met elkaar te praten zonder dat je de videofunctie van Zoom gebruikt. Daarnaast is er een chat waar je al schrijvend met elkaar kunt communiceren.

 

Een langere online meeting plannen met Zoom

Een betaald abonnement op Zoom for Meetings sluit je dus af vanaf 13,99 euro per maand. Je hebt dan het abonnement dat Pro heet – dat ik zelf ook gebruik. Ook hier kun je met maximaal honderd mensen videobellen. Je online meetings mogen in de Pro-versie tot wel 24 uur duren. Ik gebruik deze versie van Zoom onder andere voor vragenuurtjes, coachingssessies, brainstormsessies, interviews, workshops, vergaderingen en samenwerkdagen. Goed om te weten: deelnemers die je uitnodigt voor een meeting in jouw betaalde versie van Zoom hoeven zelf niet deze betaalde versie te hebben.

Handig binnen Zoom is dat je ook je beeldscherm met elkaar kunt delen. Zo kun jij als organisator bijvoorbeeld een presentatie of workshop geven of iets uitleggen op je beeldscherm. Ook andere deelnemers aan de online meeting kunnen hun beeldscherm delen, zodat je hen bijvoorbeeld kunt helpen een probleem op te lossen of ergens tips of feedback over kunt geven.

Verder kun je ook een opname maken van je bijeenkomst via Zoom, die je vervolgens weer online kunt delen via bijvoorbeeld Facebook of YouTube. Dit is handig bij bijvoorbeeld een workshop, een vragenuurtje of een feedbacksessie. Overigens is het ook mogelijk je bijeenkomst via Zoom meteen al live te streamen op Facebook of YouTube.

Naast Pro heb je ook nog de Business- en Enterprise-versie van Zoom waarmee je tot wel 500 deelnemers aan een online meeting kunt hebben. Voor veel ondernemers vast niet relevant, maar mocht je het echt groot willen aanpakken: dat kan binnen Zoom.

Wil je na het lezen van dit artikel meer hulp bij het werken met Zoom? Check dan hier mijn online training Snel en simpel werken met Zoom.

 

Een Zoom meeting aanmaken

Hoe werkt het plannen van een Zoom meeting? En hoe kun je een Zoom meeting starten? In de video hieronder laat ik je zien hoe je eenvoudig een Zoom meeting kunt aanmaken. Het enige dat je vervolgens nog hoeft te doen om je meeting te starten is op de blauwe knop Start klikken.

 

Online een webinar organiseren met Zoom

Met Zoom kun je ook webinars geven. Zoom is hiermee een alternatief voor andere bekende webinarprogramma’s zoals Webinargeek. Zelf ben ik fan van Zoom voor webinars omdat het erg stabiel en betrouwbaar is, voor mij de belangrijkste voorwaarde als ik een webinar geef. Ook is het heel eenvoudig om uit te vogelen hoe het werkt.

Natuurlijk kun je met Zoom voor meetings in principe ook een webinar geven, alleen zijn dan je deelnemers ook allemaal in beeld met hun eigen (video)schermpje. Als je webinar voor een klein groepje deelnemers is, is dat niet zo erg. Maar bij een echt webinar met tientallen of honderden deelnemers is het toch handiger dat jij je presentatie kunt geven zonder dat zij in beeld zijn. Jij kun dan met ze communiceren via de chat.

 

Zoom Webinars aanschaffen

Het gebruiken van Zoom Webinars kost 74 euro per maand om tot maximaal 500 deelnemers te kunnen hebben. Wil je toch meer deelnemers tegelijk kunnen hebben, dan kun je altijd upgraden.

Bij Zoom Webinars kun je ervoor kiezen om deelnemers zich te laten registreren en om ze vervolgens automatisch één of meer mails te sturen, bijvoorbeeld als herinnering dat je webinar bijna begint of als melding na afloop. Ook kun je instellen dat er een opname wordt gemaakt van je webinar, zodat je die later nog verder kunt delen, en dat je achteraf een overzicht krijgt van wie van de mensen die zich hadden aangemeld er wel en niet live aanwezig waren bij je webinar.

In de video hieronder laat ik je zien hoe je met Zoom een webinar inplant.

 

Is Zoom veilig te gebruiken?

Zoom is in maart en april 2020 nogal veel in het nieuws geweest omdat het aantal Zoom-gebruikers sinds het uitbreken van de coronacrisis razendsnel steeg. Dat leidde onder andere tot wat uitdagingen en nieuwsberichten op het gebied van veiligheid en privacy. In de loop van 2020 heeft Zoom hier zelf duidelijk op gereageerd. Zo verkoopt Zoom geen gegevens van gebruikers, deelt het geen data (meer) met Facebook en heeft het aan de achterkant inmiddels allemaal extra dingen gedaan om Zoom veiliger te maken.

Verder is het in verband met veiligheid altijd verstandig om de betaalde versie van Zoom aan te schaffen, zeker als je het voor je bedrijf gebruikt, en om met wachtwoorden te werken die je alleen met de deelnemers aan je meeting of webinar deelt. Ook heb je de optie om met een wachtruimte te werken en je deelnemers zo zelf handmatig toe te laten tot je Zoom-meeting.

Zolang je dat doet (of in elk geval het merendeel van deze dingen) kun je Zoom met een gerust hart gebruiken, ook wetende dat privacy en veiligheid voor Zoom uitermate belangrijk zijn. Zo bepaal je tegenwoordig zelf via welke regio je jouw videogesprekken wilt laten verlopen, als weer een extra veiligheidsmaatregel, en zijn de Zoom-links inmiddels ook een stuk langer zodat ze nog lastiger te hacken zijn.

Wil je na het lezen van dit artikel meer hulp bij het werken met Zoom? Check dan hier mijn online training Snel en simpel werken met Zoom.

 

In de video laat ik je zien hoe je tegenwoordig nog veiliger een Zoom-meeting aanmaakt.

 

Zoom versus Teams: welke kun je het beste gebruiken?

Voor het hosten van een online meeting kan ik je daar geen goed antwoord op geven. Daarvoor ben ik te weinig bekend met Teams en wat daar de voor- en nadelen van zijn. Zelf ben ik een groot Zoom-fan, maar zoek vooral goed uit wat in jouw geval en met de doelen die jij hebt de beste keuze is. Zoek je geschikte software waarmee je webinars kunt geven, dan raad ik je sowieso Zoom aan.

 

Hoe ga je met Zoom van live naar een online meeting of webinar?

Er zijn heel wat mogelijkheden te bedenken waarvoor je een Zoom meeting of webinar in kunt zetten. Ik zet er een paar op een rijtje:

  • Houd een afspraak of coachingssessie die live zou plaatsvinden online.
  • Verplaats een workshop die je live zou geven naar online. Wil je graag een betaald webinar geven, lees dan zeker ook even dit artikel.
  • Geef een presentatie die je op een event of beurs zou geven nu online.
  • Houd een vragenuurtje over een onderwerp dat voor jou nu actueel is of over een interessant onderwerp dat losstaat van de actualiteit.
  • Bied je klanten als extra aanbod online feedbacksessies of scans aan. Denk niet alleen aan voor de hand liggende dingen zoals een online websitescan, maar ook aan meer creatieve opties.
  • Houd een exclusieve online VIP-dag voor een klein groepje ondernemers waarop jij iets heel waardevols biedt
  • Et cetera

 

Veelgestelde vragen over Zoom

 

Kan ik in Zoom achteraf zien wie er aanwezig was bij mijn meeting of webinar?

Ja, dat kan, maar wel alleen als je vooraf hebt ingesteld dat deelnemers zich moeten registreren voor jouw meeting of webinar en als je instelt dat je een opname van je meeting of webinar wilt laten maken. In dat geval kun je na afloop binnen Zoom een excel-bestand downloaden waarin je ziet vanaf welke e-mailadressen er ingelogd is bij je meeting en hoe lang je deelnemers gebleven zijn. Dit is bijvoorbeeld handig als je Zoom gebruikt in het onderwijs en wilt dat je leerlingen of studenten de volledige tijd van je meeting of les aanwezig zijn.

 

Kan ik bij een meeting instellen dat mijn deelnemers niet in beeld zijn?

Ja, dat kan. Als je in Zoom een link voor je meeting aanmaakt kun je instellen of je deelnemers in moeten loggen met hun beeld aan of uit. Standaard staat ingesteld dat ze dit met hun beeld aan doen. Maak daar even ‘uit’ van als je het prettiger vindt dat ze niet meteen in beeld zijn. Als je een webinar geeft met Zoom zijn je deelnemers sowieso niet in beeld. Je hebt dan wel de mogelijkheid om hen te promoveren tot panelist en ze zo alsnog in beeld te halen.

 

Kan ik in Zoom met mijn deelnemers communiceren als ze mij niet kunnen horen?

Ja, zowel bij online meetings als bij webinars is er een chatfunctie. Die kun je aanzetten door met je muis over je beeldscherm te bewegen en dan de knop Chat aan te klikken. Daar kun je een berichtje typen voor een deelnemer die jou onverhoopt niet kan horen. Ook jouw deelnemers kunnen via de chat met je communiceren als ze zelf geen geluid hebben tijdens een meeting. Ook bij een webinar kunnen deelnemers via de chat met jou communiceren.

 

Kan ik Zoom ook voor één losse maand aanschaffen?

Ja, dat kan. Zodra je jouw bestelling bij Zoom doet krijg je de optie om meteen een jaarabonnement aan te schaffen of om je abonnement na één maand automatisch te laten stoppen. Lees even goed wat Zoom je aanbiedt en zet op de juiste plek een vinkje. Je krijgt een korting als je meteen voor een heel jaar betaalt, maar als jij Zoom maar één of twee maanden nodig hebt, of eerst even wilt proberen hoe het werkt, is het veel slimmer om voor een vanzelf aflopend maandabonnement te gaan.